在宅勤務準備における段取り手法

こんにちは、KRAFでディレクターを担当している小杉です。

最近では聞き慣れた「在宅勤務」「リモートワーク」「テレワーク」ですが、KRAFでも一度目の緊急事態宣言発令と同時に在宅勤務を開始し、早1年が経ちました。

今回の記事では、約120名の社員を在宅勤務に移行した際の準備を通して、活用した段取り手法や気をつけたことをご紹介させていただきます。

はじめに、準備としては下記の順で進めました。

  • 全体のWBS作成
  • 自宅環境のアンケート
  • 誓約書の回収
  • PCの発送やセットアップ
  • 相談窓口の開設

以降より、各タスクの具体的な内容と段取りポイントをご紹介します。

全体のWBS作成

まずは全体のタスクをWBSに書き出し、いつまでに・誰が・何をするを明確にしました。機材の準備から発送や全体案内の文言作成、案内タイミング等、在宅移行完了まで思いつく限りのタスクを書き出します。

<段取りポイント>

WBS作成時は思いつく限りのタスクを書き出すことが重要です。また、プロジェクト進行中に新たに見つかったタスクについても忘れず書き出します。僕の場合は、最悪の場合を考えたタスクも書き出すことを心がけています。

自宅環境のアンケート

Wi-Fiや作業場所の有無、その他ご家族への配慮含め懸念がないかをアンケートしました。実際にこのアンケート結果を利用し、ご自宅の懸念が少ない社員から順に在宅勤務移行を実施しました。

<段取りポイント>

会社が在宅への移行を決めても、社員全員の自宅環境が在宅勤務に適しているとは限りません。KRAFではご自宅の環境に応じて、段階を分けて在宅への移行を実施しました。

  • 1段階目:持病等、健康状態に懸念がある方、通勤手段が密になる方、ご家族に医療従事者がいる方
  • 2段階目:ご自宅の環境に懸念がなく、スムーズに移行できる方
  • 3段階目:ご自宅の環境の懸念が少ない、もしくは解消された方

その他:どうしても在宅が難しい方は、ソーシャルディスタンスを保った席配置にて出社継続

誓約書の回収

在宅勤務にあたり、貸与する機材や業務を行う場所を定める誓約書を作成し回収しました。KRAFはセキュリティサービスを提供する会社であるため、より徹底して管理しています。

<段取りポイント>

貸与する機材が多いため、現状の在庫数確認や備品の買い増しを行う必要があります。どうしてもこのようなタイミングでは備品の管理が疎かになりがちなので、在庫管理者を一人にする、シートを作成するなどして管理しやすい工夫が必要です。

また、一度目の緊急事態宣言の際はあらゆる物資が売り切れになっていたため、一時的にある程度の金額までの決裁権をもらうことで、スムーズな備品買い増しが行えました。

PCの発送やセットアップ

KRAFでは、自宅のPCからオフィスのPCへリモートデスクトップで接続して業務を行っています。その際、VPNに接続していない場合はリモート接続できないようにするセキュリティ対策も行っています。

<段取りポイント>

PC系の段取りは以降入社いただく社員への案内にも適用できるため、マニュアルを作成しています。

このように、同じ内容を何度も案内する場合は、案内のブレがないようにマニュアルやドキュメントにまとめておくと楽になります。

相談窓口の開設

在宅勤務を開始すると、簡単な操作からネットワークに関する複雑なものまで、多く質問や相談が発生します。これらの管理が煩雑にならないように、社内のコミュニケーションツール(KRAFではSlack利用)に相談窓口を立てるのがおすすめです。

<段取りポイント>

相談窓口は、相談の管理をしやすくするのはもちろんですが、相談が溜まってくると窓口自体がトラブル対応のナレッジとなるので時間が経つほどに対応は楽になっていきます。

まとめ

以上が在宅移行時の準備と段取りのポイントでした。

在宅勤務の方も多いと思いますが、みなさんの会社の準備はどのようなものでしたでしょうか?

最後に、今後も使える段取りのポイントをまとめると下記となります。

  • WBSは最悪を想定してタスクを出してみる
  • アンケート等を利用し、全体を把握する
  • 備品の管理は集約し、可視化することで漏れをなすく
  • 同じ内容を何度も案内する場合は、にマニュアルやドキュメントにまとめる
  • 相談窓口を設けて相談を管理し、最終的にナレッジ化させる

在宅移行の際はもちろん、新規プロジェクトやイベントの段取りを行う際は、是非参考にしてみてください。

ここまでお読みいただきありがとうございました。それでは、また次回。

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